Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ympäristöministeriön Virtuaalikortteli-työskentelyalustalla
EU:n tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukainen ulkoinen seloste 15.2.2019
Rekisterinpitäjä
Ympäristöministeriö
PL 35, 00023 Valtioneuvosto
Puhelin: +358 029 516 001 (valtioneuvoston vaihde)
Sähköposti: kirjaamo (at) ym.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuoja (at) ym.fi
Yhteyshenkilö
Ohjelmapäällikkö Virve Hokkanen
Puhelin: +358 295 250 034
Sähköposti: [email protected]
Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Ympäristöministeriön sähköisen yhteistyöalustan Virtuaalikorttelin käyttäjillä on mahdollisuus osallistua kestävään kaupunkikehitykseen liittyvien haastekokonaisuuksien työstämiseen, vastata kyselyihin ja jakaa omia sisältöjä ja dokumentteja. Keskustelua ja kyselyitä ohjaavat ympäristöministeriön sekä tarvittaessa muiden organisaatioiden edustajat.
Alustalla käytyjen keskustelujen ja siellä olevien kyselyjen ja äänestysten tuloksia sekä alustalle ladattuja dokumentteja hyödynnetään Kestävä kaupunki -ohjelman toiminnassa ja mahdollisesti myös muussa ympäristöministeriön kaupunkikehittämiseen liittyvässä työssä. Kyselyiden ja keskustelujen tuloksia voidaan hyödyntää myös muussa ohjelman toiminnassa siten, että käyttäjien henkilötietoja ei voi yhdistää käytettävään sisältöön.
Virtuaalikortteliin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn käsittelylle antama suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta), joka rekisteröidyltä pyydetään palvelun käyttäjätunnuksen pyytämisen yhteydessä.
Tietojen käsittely ja käsittelijät
Virtuaalikortteli on Zoho Connect -alustalle rakennettu verkkoympäristö tiedon vaihtoon ja keskusteluun. Zoho Connect on pilvipalvelu, jolle Virtuaalikortteli-alusta on tehty. Sen käyttäminen edellyttää Zoho-palveluun luotavia käyttäjätunnuksia.
Käyttäjät voivat pyytää ympäristöministeriöstä henkilökohtaisen kutsun, jonka kautta pääsee luomaan käyttäjätunnuksen ja salasanan Zohon tarjoamaan palveluun. Käyttäjätunnuksen luomalla käyttäjä antaa suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn Zoholle, joka toimii tarjoamansa tietoalustan rekisterin pitäjänä ja vastaa tietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.
Ympäristöministeriö toimii Virtuaalikortteli-palvelun rekisterinpitäjänä ja vastaa sen tietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Virtuaalikortteliin tallennetaan kutsuttujen henkilöiden henkilötiedoista vähintään nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja tehtävänimike. Halutessaan käyttäjä voi lisätä henkilökohtaiseen profiiliin myös puhelinnumeronsa, omia kiinnostuksen kohteitaan kuvaavia tietoja sekä valokuvansa. Nämä tiedot näkyvät myös muille käyttäjille.
Virtuaalikortteliin tallennettuja tietoja käsittelevät keskustelualustan palveluntuottaja (Zoho Corporation) ja alustan pääkäyttäjät, jotka ovat ympäristöministeriön ja Suomen ympäristökeskuksen virkamiehiä.
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Tietojen säilytysaika
Käyttäjän profiilitiedot Virtuaalikorttelissa säilytetään siihen asti, kunnes Virtuaalikortteli lakkautetaan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytänyt ympäristöministeriötä poistamaan tiedot.
Käydyt keskustelut, kerätty kyselyaineisto ja dokumentit säilytetään Kestävä kaupunki -ohjelman loppuun saakka. Jos käyttäjä on pyytänyt poistamaan profiilitietonsa, tunnistamisen mahdollistavat henkilötiedot poistetaan myös keskusteluista, kyselyaineistoista ja dokumenteista.
Rekisteröidyn oikeudet
Pääsy omiin tietoihin:
Rekisteröity voi saada nähtäväkseen omat rekisteriin tallennetut tietonsa lähettämällä tietopyynnön ministeriön kirjaamoon. Pyynnössä tulee mainita Kestävä kaupunki -ohjelman Virtuaalikortteli-työskentelyalusta. Tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseen löydät ympäristöministerin verkkosivuilta: Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ympäristöministeriössä kohdasta ”Oikeus tarkistaa omat tiedot”.
Tietojen oikaiseminen, täydentäminen tai käsittelyn rajoittaminen:
Jos rekisteröity havaitsee, että hänen tiedoissaan on epätarkkuus, puute tai virhe, virheellisen tiedon poistamista ja korjaamista voi pyytää lähettämällä pyynnön sähköpostilla osoitteeseen kestavakaupunki(at)ym.fi. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää myös tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tiedot on korjattu. Rekisteröity pystyy myös itse halutessaan muuttamaan profiilitietojaan palvelussa.
Tietojen käyttöön annetun suostumuksen peruuttaminen ja tietojen poistaminen:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus, jolloin hänen henkilötietojensa käsitteleminen lopetetaan ja henkilötiedot poistetaan rekisteristä.
Näin poistut Virtuaalikorttelista ja Zohosta yhtä aikaa:
Jos et enää halua osallistua Virtuaalikortteliin, voit poistua siitä ja poistaa samalla Zoho-tilisi seuraamalla näitä ohjeita:
- Klikkaa avatar-kuvaasi (oikealla ylhäällä) ja valitse Oma tili (My Account) > Settings > Close Account)
- Syötä salasanasi ja vahvista toiminto valitsemalla Close Account
Jos haluat säilyttää Zoho-tilisi muuta käyttöä varten, voit pyytää profiilin poistamista Virtuaalikorttelista lähettämällä sähköpostilla pyynnön osoitteeseen kestavakaupunki.ym(at)gov.fi.
Näin poistat Zoho-tilisi, jos sinut on jo poistettu Virtuaalikorttelista:
os olet poistunut Virtuaalikorttelista, et enää pääse käsiksi yhteisön sisältöön. Sinulla on kuitenkin edelleen jäsenyyden saadessasi luotu Zoho-tili, jolla pääset käyttämään muita Virtuaalikorttelin kaltaisia Zoho Connect -yhteisöjä tai muita Zoho-palveluita. Voit halutessasi poistaa tämän Zoho-tilin kokonaan näin:
- Mene osoitteeseen https://accounts.zoho.eu ja kirjaudu sisään
- Valitse Preferences > Close account
- Syötä salasanasi ja vahvista toiminto valitsemalla Close account
Henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus ja valitus:
Jos rekisteröity haluaa tehdä ilmoituksen henkilötietojensa käsittelyyn liittyvästä ongelmasta, pyydetään häntä ottamaan yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan. Katso yhteystiedot sivun yläosasta.
Henkilötietojen käsittelystä voi myös valittaa valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet asiasta löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi.
Palvelun käyttäjänä Sinulla on oikeus:
- saada pääsy omiin henkilötietoihisi
- tietojen oikaisemiseen
- tietojen käsittelyn rajoittamiseen
- peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle antamasi suostumus
- tietojen poistamiseen
- tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen
- valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle