Dataskydd och behandling av personuppgifter i miljöministeriets plattform Det virtuella kvarteret
Extern beskrivning enligt artikel 13 i EU:s dataskyddsförordning 15.2.2019
Personuppgiftsansvarig
Miljöministeriet
PB 35, 00023 Statsrådet
Tfn +358 029 516 001 (statsrådets växel)
e-post: kirjaamo (at) ym.fi
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:
tietosuoja (at) ym.fi
Kontaktperson
Programchef Virve Hokkanen
Tfn +358 295 250 034 e-post: [email protected]
Ändamålet och den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna
De som använder miljöministeriets elektroniska samarbetsplattform Det virtuella kvarteret kan delta i arbetet med de helheter som gäller hållbar stadsutveckling, svara på enkäter och dela egna innehåll och dokument. Diskussionerna och enkäterna styrs av företrädare för miljöministeriet och Finlands miljöcentral och vid behov av andra organisationers företrädare.
Resultaten av diskussionerna i plattformen och enkäterna och röstningarna i den samt de dokument som laddas ned i plattformen kan utnyttjas för programmet Hållbara städer och eventuellt också för annat arbete vid miljöministeriet som anknyter till stadsutveckling. Resultaten av enkäter och diskussioner kan också användas för annan verksamhet inom programmet, men så att användarnas personuppgifter inte kan kopplas till det innehåll som ska användas.
Den rättsliga grunden för behandlingen av de personuppgifter som registreras i Det virtuella kvarteret är den registrerades samtycke (artikel 6.1 i dataskyddsförordningen), som begärs av den registrerade i samband med att tjänsten begär användarnamnet.
Behandling av uppgifter och de som behandlar uppgifter
Det virtuella kvarteret är en nätmiljö för informationsutbyte och diskussion som har byggts upp på plattformen Zoho Connect. Zoho Connect, som har använts för att skapa Det virtuella kvarteret, är en molntjänst. För att använda Zoho-tjänsten krävs det ett användarnamn.
De som vill använda den kan begära en personlig inbjudan av miljöministeriet, varefter det är möjligt att skapa ett användarnamn och ett lösenord för den tjänst som Zoho förmedlar. Då användaren skapar användarnamnet ger användaren samtidigt sitt samtycke för behandling av personuppgifter till Zoho som är den personuppgiftsansvariga för den dataplattform som den erbjuder och som ansvarar för att behandlingen av uppgifter är laglig.
Den personuppgiftsansvariga för Det virtuella kvarteret och den som ansvarar för att uppgifterna i den plattformen behandlas lagligt är miljöministeriet. De personuppgifter om inbjudna personer som registreras i Det virtuella kvarteret är åtminstone namn, e-postadress, organisation och titel. I den personliga profilen kan användarna om de vill lägga till också sitt telefonnummer, uppgifter om sina intressen och ett foto av sig själv. Dessa uppgifter kan också de andra användarna se.
De uppgifter som registreras i Det virtuella kvarteret behandlas av den serviceproducent som tillhandahåller diskussionsplattformen (Zoho Corporation) och av de huvudanvändare som är tjänstemän vid miljöministeriet och Finlands miljöcentral.
Överföring av uppgifter till tredje länder
Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.
Bevaringstid för uppgifter
Användarens profiluppgifter i Det virtuella kvarteret bevaras tills Det virtuella kvarteret läggs ned eller tills personen själv begär miljöministeriet om att det ska radera uppgifterna.
Diskussions- och enkätmaterialet och dokumenten bevaras så länge programmet Hållbara städer pågår. Om användaren har begärt att profiluppgifterna ska raderas, kommer de personuppgifter som möjliggör identifiering att raderas också ur diskussions- och enkätmaterialet och dokumenten.
Den registrerades rättigheter
Tillgång till egna uppgifter:
Den registrerade kan få se sina egna personuppgifter som finns i registret genom att skicka en begäran om information till ministeriets registratorskontor. I begäran ska man ange att den gäller plattformen Det virtuella kvarteret i programmet Hållbara städer. Närmare anvisningar om hur en begäran om information görs finns på miljöministeriets webbplats: Dataskydd och behandling av personuppgifter vid miljöministeriet.
Rättelse och kompletterande av uppgifter och begränsning av behandlingen av uppgifter
Om man märker att ens uppgifter är inexakta eller innehåller brister eller fel, kan man be att de felaktiga uppgifterna raderas eller rättas till genom att skicka en begäran per e-post till adressen kestavakaupunki(at)ym.fi. Registrerade har också rätt att begära begränsning av behandlingen av sina uppgifter tills uppgifterna har korrigerats. I tjänsten kan de registrerade också ändra sina profiluppgifter om de vill.
Återtagande av ett samtycke som getts samt radering av uppgifter:
En registrerad har när som helst rätt att återta sitt samtycke till behandling av personuppgifter så att behandlingen av personuppgifterna upphör och personuppgifterna raderas ur registret.
Så här kan du samtidigt avsluta användningen av både Det virtuella kvarteret och Zoho:
Om du inte längre vill delta i Det virtuella kvarteret, kan du lämna det och samtidigt radera ditt Zoho-konto på följande sätt:
1. Klicka på din profilbild (ovan till höger) och välj Eget konto (My Account) > Settings > Close Account)
2. Ge ditt lösenord och bekräfta genom att välja Close Account
Om du vill bevara ditt Zoho-konto för annat bruk, kan du begära att profilen ska raderas ur Det virtuella kvarteret genom att sända ett e-post till adressen kestavakaupunki(at)ym.fi.
Så här raderar du ditt Zoho-konto när du redan lämnat Det virtuella kvarteret:
Om du har lämnat Det virtuella kvarteret har du inte tillgång till innehållet i forumet. I och med att du är medlem har du dock fortfarande ett Zoho-konto som du kan använda för andra Zoho Connect-forum av samma slag som Det virtuella kvarteret eller för övriga Zoho-tjänster. Du kan också radera ditt Zoho-konto helt och hållet:
1. Gå till adressen https://accounts.zoho.eu och logga in.
2. Välj Preferences > Close account
3. Ge ditt lösenord och bekräfta genom att välja Close account
Anmälan och klagomål som gäller behandlingen av personuppgifter
Registrerade som vill anmäla ett problem i behandlingen av sina personuppgifter, ombeds kontakta ministeriets dataskyddsombud. Se kontaktuppgifterna högre upp på denna sida.
Det är också möjligt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten, dataombudsmannen. Närmare anvisningar fås av dataombudsmannens byrå på webbplatsen www.tietosuoja.fi.
Som användare av tjänsten har du rätt att
- få tillgång till dina egna personuppgifter
- få uppgifter rättade
- begränsa behandlingen av uppgifter
- återta ditt samtycke för behandlingen av dina personuppgifter
- få dina uppgifter raderade
- få dina uppgifter överförda till ett annat system
- lämna klagomål till tillsynsmyndigheten